【テンプレあり】ChatGPTでビジネスメールを作成するときのプロンプト
お世話になっております。[あなたの名前]と申します。突然のご連絡にて恐縮ですが、[プロジェクト名／内容]についての打ち合わせをさせていただきたく、日程調整のご協力をお願いしたくメールさせていただきました。
調整いただきたい日程は以下の通りです：
[日程候補1]：[日付] [開始時刻]〜[終了時刻]
[日程候補2]：[日付] [開始時刻]〜[終了時刻]
[日程候補3]：[日付] [開始時刻]〜[終了時刻]
上記の日程について、いずれも都合が悪い場合は、お手数ですがご遠慮なくその旨お知らせください。可能な限り調整させていただきます。
また、場所については、[会議室名／住所]にて行う予定ですが、他の場所を希望される場合もございましたら、お知らせください。
ご多忙のことと存じますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。調整が必要な箇所がございましたら、お気軽にご連絡ください。
お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。
敬具
[あなたの名前]
[連絡先（電話番号またはメールアドレス）]
いつも大変お世話になっております。
BBB会社の◯◯でございます。
この度は、打ち合わせの日程調整を行いたく、メールを差し上げました。
以下に候補日をご提示させていただきます。
お手数をおかけしますが、ご都合のよい日程をお知らせいただけますと幸いです。
・8月2日(火) 10:00-12:00
・8月4日(木) 14:00-16:00
・8月5日(金) 13:00-15:00
貴社に伺わせていただき、打ち合わせ時間は1時間程度お時間いただければと思います。
上記日程でご都合が合わなければ、お手数ですがご都合の良い日時をご提案いただけますと幸いです。
何卒、よろしくお願いいたします。
[あなたの名前]
[あなたの役職]
[あなたの連絡先]
上記2つのプロンプトはどちらもChatGPTで作成したものですが、クオリティが大きく異なることが分かると思います。
ChatGPTに指示を出す”プロンプト”のコツさえつかめば、誰でも簡単に高クオリティのメールを作成することができます。
今回は日程調整メールを例にビジネスメール作成のプロンプトのコツについて解説します。
以下記事でもプロンプトについて詳しく解説しているので、ぜひご覧ください
目次
【必見！】ChatGPTでメールを作成するプロンプトのコツ
メール作成に限らず、ＣｈａｔＧＰＴからより良い回答を得るためには、以下3つのコツがあります。
- タスクを分割する
- 詳細な情報を伝える
- 参考資料を与える
コツ１：タスクを分割する
一度に複数のタスクを指示するより、タスクを分割し、複数のステップに分けて実行することで、ChatGPTの回答精度があがると言われています。
メール作成においては、メールの作成とメールの修正の2つにタスクを分割して、プロンプトを作成していきます。
コツ2：詳細な情報を伝える
自分の意図に合ったメールを作成するには、メールに記載してほしい内容を詳細に伝える必要があります。
また、曖昧な表現や、長すぎる指示はChatGPTの回答精度を低くするため、具体的かつ簡潔にまとめることを意識しましょう。
日程調整のメールを作成していきましょう。今回使用したプロンプトは以下になります。
・用件：日程をこちらから提示し、打ち合わせの日程調整を行いたい
・宛名：AAA会社 営業部 〇〇△△様
・打ち合わせ場所：AAA会社
・打ち合わせ時間：1時間程度
・日程候補：
・8月2日(火) 10:00-12:00
・8月4日(木) 14:00-16:00
・8月5日(金) 13:00-15:00
続いて、メールの修正を行います。
修正点を伝える際も明確に指摘事項を伝えていきましょう。
また、メールを送る相手が社内、社外などメールの読み手によって表現のニュアンスは変わってくると思います。
もし、作成した文章が硬すぎる、フランクすぎるなどあれば、「社長に送るメールなので、丁寧な表現に修正してください」や「40代女性に向けた表現に修正してください」というように、読み手のユーザー像を明確にすると、そのユーザーに合った表現で文章を生成してくれます。
・拝啓、敬具、は省略する
・メール本文で相手の会社名を使用する場合は、「貴社」と表現する
・1行の文字数は全角40文字までとし、全角40文字をこえる場合は適切な場所で改行する
・ビジネスメールにふさわしい表現にする
コツ3：参考資料を与える
ChatGPTの回答には誤った情報が含まれている可能性があります。この対応策として、参考資料をChatGPTに与える方法があります。情報の確実性をあげるだけではなく、自分の意図していることをより正確に伝えるためにも、参考資料を与えることは効果的です。
今回はビジネスメールの一般的構成をChatGPTに与えることで、自然なメールを作成できるようにしています。メールの構成以外にも、サンプルメールをプロンプトに含めても回答精度の向上が期待できます。
①宛名（出力しない）
②挨拶、名乗り（出力しない）
③要旨（出力しない）
④詳細（出力しない）
⑤結び（出力しない）
⑥署名（出力しない）
ChatGPTでビジネスメールを作成するプロンプトはこちら
日程調整メールの場合
下記プロンプトが今回作成した、ChatGPTで日程調整メールを作成するプロンプトです。
#内容
・用件：日程をこちらから提示し、打ち合わせの日程調整を行いたい
・宛名：AAA会社 営業部 〇〇△△様
・打ち合わせ場所：AAA会社
・打ち合わせ時間：1時間程度
・日程候補：
・8月2日(火) 10:00-12:00
・8月4日(木) 14:00-16:00
・8月5日(金) 13:00-15:00
#メールの構成
①宛名（出力しない）
②挨拶、名乗り（出力しない）
③要旨（出力しない）
④詳細（出力しない）
⑤結び（出力しない）
⑥署名（出力しない）
お世話になっております。BBB会社の◯◯と申します。
この度は、打ち合わせの日程調整の件でメールを差し上げました。
以下に候補日をご提示させていただきます。お手数をおかけしますが、ご都合のよい日程をお知らせいただけますと幸いです。
・8月2日(火) 10:00-12:00
・8月4日(木) 14:00-16:00
・8月5日(金) 13:00-15:00
打ち合わせ場所は、貴社のAAA会社に伺わせていただき、打ち合わせ時間は1時間程度を予定しております。もし、提案した日程が難しい場合は、お手数ですがご都合の良い日時をご提案いただけますと幸いです。
何卒、よろしくお願いいたします。
敬具,
[あなたの名前]
[あなたの役職]
[あなたの連絡先]
#修正項目
・拝啓、敬具、は削除する
・1行1文とする
・1行の文字数は全角40文字程度とし、全角40文字をこえる場合は適切な場所で改行する
・メール本文で相手の会社名を使用する場合は、「貴社」と表現する
・ビジネスメールにふさわしい表現にする
いつも大変お世話になっております。
BBB会社の◯◯でございます。
この度は、打ち合わせの日程調整を行いたく、メールを差し上げました。
以下に候補日をご提示させていただきます。
お手数をおかけしますが、ご都合のよい日程をお知らせいただけますと幸いです。
・8月2日(火) 10:00-12:00
・8月4日(木) 14:00-16:00
・8月5日(金) 13:00-15:00
貴社に伺わせていただき、打ち合わせ時間は1時間程度お時間いただければと思います。
上記日程でご都合が合わなければ、お手数ですがご都合の良い日時をご提案いただけますと幸いです。
何卒、よろしくお願いいたします。
[あなたの名前]
[あなたの役職]
[あなたの連絡先]
汎用テンプレート
以下[]で囲まれた部分を任意の内容に置き換えてご活用ください。
#内容
・用件：[用件]
・宛名：[宛名]
・[その他]:[その他詳細情報があれば適宜追加する]
#メールの構成
①宛名（出力しない）
②挨拶、名乗り（出力しない）
③要旨（出力しない）
④詳細（出力しない）
⑤結び（出力しない）
⑥署名（出力しない）
以下、修正項目に従い作成したメールを修正してください。
#修正項目
・拝啓、敬具、は省略する
・メール本文で相手の会社名を使用する場合は、「貴社」と表現する
・1行1文とする
・1行の文字数は全角40文字程度とし、全角40文字をこえる場合は適切な場所で改行する
・ビジネスメールにふさわしい表現にする
・[その他修正項目があれば適宜追加する]
まとめ
メール作成はたびたび発生する業務ですが、一つ一つ作成していると意外と手間がかかるものですよね。
ChatGPTは内容や読み手に合わせて柔軟な文章を瞬時に作成することができ、日々の業務を効率化することができます。
ぜひChatGPTを活用して、メール業務の効率化を始めましょう！
ChatGPT活用相談室では、ChatGPTの社内導入から運用まで、トータルでサポートいたします。
- ChatGPTを導入したいが、セキュリティの懸念がある
- 自社の業務に合わせてカスタマイズしたいが、社内にできる人材も時間もない
- 社内ルールやガイドラインの策定など、運用方針の確立に困っている
など、ChatGPTに関する課題やお悩みがあればお気軽にご相談ください。
初回のご相談は無料で承っております。下記バナーよりお申し込みください。
