最短5分！ChatGPTで会議のアジェンダを作成するときのプロンプト
以下の2つはいずれもChatGPTを使って作成したアジェンダです。
会議のアジェンダを作成します。所要時間は目安として記載しますが、実際の時間は会議の進行状況によって変わる可能性があります。
会議アジェンダ（所要時間）
挨拶・開会（5分）
会議のテーマについての説明（5分）
2-1. 2022年度の営業成果の振り返りと問題点の洗い出し（15分）
昨年度の売上が悪かった原因についての討議（30分）
3-1. 参加者全員の意見交換（10分）
3-2. 原因特定と優先順位付け（20分）
今年の売上向上のための具体的な施策についての議論（30分）
4-1. 参加者全員のアイデア共有（15分）
4-2. アイデアの整理と評価（15分）
各参加者の役割とタスクの決定（15分）
次回の会議日時と場所の決定（5分）
その他（5分）
まとめと閉会（5分）
※書記のDさんは会議の進行や重要なポイントの記録を担当します。
以上が会議のアジェンダです。ご参考になさってください。会議の進行状況に応じて、時間配分を柔軟に調整してください。
会議アジェンダ（所要時間）
挨拶・開会（5分）
会議のテーマについての説明（5分）
2.1. 2022年度の営業成果の振り返りと問題点の洗い出し（15分）
昨年度の売上が悪かった原因についての討議（30分）
3.1. 参加者全員の意見交換（10分）
3.2. 原因特定と優先順位付け（20分）
今年の売上向上のための具体的な施策についての議論（30分）
4.1. 参加者全員のアイデア共有（15分）
4.2. アイデアの整理と評価（15分）
各参加者の役割とタスクの決定（15分）
次回の会議日時と場所の決定（5分）
まとめと閉会（5分）
※書記のDさんは会議の進行や重要なポイントの記録を担当します。
以上が会議のアジェンダです。会議の進行状況に応じて、時間配分を柔軟に調整してください。
ChatGPTを使えば、最短5分程度で会議のアジェンダを簡単に作成可能です。ただし、より良いアジェンダを作成するためには、精度の高い結果を出力できるプロンプトを使う必要があります。
こちらの記事では、ChatGPTを使ってアジェンダを作成する際のプロンプトのコツを紹介します。また、質の高いアジェンダを作るためのプロンプトについても説明します。
ChatGPTでアジェンダを作成するプロンプトのコツ
ChatGPTで質の高いアジェンダを作成する際のコツは以下の2つです。
- タスクを分割する
- 詳細な情報を伝える
以降の項目で詳しく説明します。
コツ1:タスクを分割する
タスクは一回で全て行うようにせず、いくつかに分割することがポイントです。
Best practices for prompt engineering with OpenAI API では、手順を何回かに分割して行うことでChatGPTの回答精度が向上すると述べられています。
アジェンダ作成の場合は、アジェンダの作成と、校正の2つに分けてプロンプトを作成することがコツです。
コツ2:詳細な情報を伝える
ChatGPTが出力するアジェンダの質を高めるためには、具体的な情報が必要です。
アジェンダ作成で必要になる詳細な情報の一例は以下の通りです。
- 所要時間
- 議題
- 重要性の高い内容
入力した情報が少ないと、出力される結果の精度も低下してしまいます。そのため、詳しい情報を交えたプロンプトを入力することで精度向上が実現可能です。
ChatGPTでアジェンダを作成してみよう
以下のテンプレートを使えば、ChatGPTで簡単にアジェンダを作成可能です。
営業会議のアジェンダの場合
一例として、営業会議のアジェンダを作成するためのプロンプトを以下に示します。
以下の内容に従って、会議のアジェンダを作成してください。
#会議のテーマ
2022年度の営業成果について
#参加者と役割
Aさん
Bさん
Cさん
Dさん(書記)
#重要性の高い課題や内容
昨年度の売上が悪かった原因について
今年の売上向上のために何をすれば良い
#出力形式
会議アジェンダ（所要時間）
番号順に出力すること
例：1.話し合うべき内容について(15分)
1-1.各参加者からの報告（3分）
繰り返しは不要
すると、ChatGPTから以下のようなアジェンダが出力されます。
会議のアジェンダを作成します。所要時間は目安として記載しますが、実際の時間は会議の進行状況によって変わる可能性があります。
会議アジェンダ（所要時間）
挨拶・開会（5分）
会議のテーマについての説明（5分）
2-1. 2022年度の営業成果の振り返りと問題点の洗い出し（15分）
昨年度の売上が悪かった原因についての討議（30分）
3-1. 参加者全員の意見交換（10分）
3-2. 原因特定と優先順位付け（20分）
今年の売上向上のための具体的な施策についての議論（30分）
4-1. 参加者全員のアイデア共有（15分）
4-2. アイデアの整理と評価（15分）
各参加者の役割とタスクの決定（15分）
次回の会議日時と場所の決定（5分）
その他（5分）
まとめと閉会（5分）
※書記のDさんは会議の進行や重要なポイントの記録を担当します。
以上が会議のアジェンダです。ご参考になさってください。会議の進行状況に応じて、時間配分を柔軟に調整してください。
もし修正したい箇所がある場合は、ChatGPTに以下のような追加の指示が必要です。
アジェンダからその他を削除してください。
修正結果は以下の通りです。
会議アジェンダ（所要時間）
挨拶・開会（5分）
会議のテーマについての説明（5分）
2.1. 2022年度の営業成果の振り返りと問題点の洗い出し（15分）
昨年度の売上が悪かった原因についての討議（30分）
3.1. 参加者全員の意見交換（10分）
3.2. 原因特定と優先順位付け（20分）
今年の売上向上のための具体的な施策についての議論（30分）
4.1. 参加者全員のアイデア共有（15分）
4.2. アイデアの整理と評価（15分）
各参加者の役割とタスクの決定（15分）
次回の会議日時と場所の決定（5分）
まとめと閉会（5分）
※書記のDさんは会議の進行や重要なポイントの記録を担当します。
以上が会議のアジェンダです。会議の進行状況に応じて、時間配分を柔軟に調整してください。
このように、出力結果の精度を高めるためには修正指示が必要です。
汎用テンプレート
アジェンダ作成用の汎用的なテンプレートを紹介します。必要な項目を埋めて、ChatGPTでアジェンダを作成してみてください。
以下の内容に従って、会議のアジェンダを作成してください。
#会議のテーマ
#参加者と役割
#重要性の高い課題や内容
#出力形式
会議アジェンダ（所要時間）
番号順に出力すること
例：1.話し合うべき内容について(15分)
1-1.各参加者からの報告（3分）
繰り返しは不要
出力された結果を確認して、必要に応じて修正指示を行ってください。
まとめ
このように、ChatGPTを使えば簡単に、かつ分かりやすいアジェンダを作成可能です。
出力結果の精度を高めたい場合は、できるだけ詳細な情報を入力した上で、何回かに分けて作成する必要があります。
一度作れるようになれば、アジェンダ作りをたったの5分程度で完了できますよ。
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